# Archivar, restaurar y borrar definitivamente

> Qué pasa al eliminar un alumno, una división, un equipo, un torneo o un partido, cómo restaurarlos y cuándo se pueden borrar para siempre.

- Dónde: Alumnos, Divisiones, Equipos y rivales, Torneos o Partidos → Archivados
- Para: Administración, Coordinación
- Módulo: Configuración de la academia
- Dirección: https://gief.com.ar/ayuda/configuracion/archivar-y-restaurar

En GIEF, eliminar un alumno, una división, un equipo, un torneo o un partido no lo borra: lo archiva. Sale de los listados, pero no se pierde nada y se puede restaurar cuando quieras. Borrarlo para siempre es otro paso, aparte y con confirmación.

Archivar, restaurar y borrar definitivamente lo pueden hacer la administración y la coordinación.

## Archivar

1. En el listado (**Alumnos**, **Divisiones**, **Equipos y rivales**, **Torneos** o **Partidos**), abrí el menú de acciones de la fila y elegí **Archivar**.
2. Se abre **Archivar «(nombre)»**: "sale de los listados pero no se borra nada, y se puede restaurar cuando quieras desde el filtro «Archivados»". Puede incluir advertencias propias de cada caso; al archivar un alumno, por ejemplo, se pide el motivo de la baja.
3. Tocá **Archivar**.

## Ver y restaurar lo archivado

1. En el mismo listado, tocá el botón **Archivados** de la barra de filtros. Muestra cuántos hay y solo aparece si hay alguno.
2. Buscá el registro y, en su menú de acciones, elegí **Restaurar**.
3. Aparece "Se restauró «(nombre)»." y vuelve a los listados.

Para volver a la lista normal, tocá **Ver activos**. Un alumno que se archivó estando activo vuelve como activo al restaurarlo.

## Borrar definitivamente

Desde la vista de archivados, **Borrar definitivamente** elimina el registro para siempre, junto con lo que depende de él.

1. Elegí **Borrar definitivamente** en el menú de acciones.
2. GIEF calcula qué se perdería y lo muestra antes de dejarte confirmar: **Se borra para siempre** (con cuántos registros de cada tipo) y **Se conserva, pero pierde el vínculo**.
3. Si se borrarían 10 registros asociados o más, tenés que escribir el nombre para confirmar.
4. Tocá **Borrar definitivamente**. Esto no se puede deshacer.

Hay casos en los que no se permite y la pantalla explica por qué:

- **Un alumno con cuotas cobradas**: borrarlas dejaría movimientos de caja sin respaldo, así que solo se puede archivar.
- **Un alumno con el débito automático de la cuota activo**: archivalo y el débito se cancela solo.
- **Una división con alumnos asignados** (contando los archivados): primero movelos a otra división.

## Anonimizar a un exalumno

Cuando una familia pide que se borren los datos de un alumno que ya dejó la academia, la administración puede elegir **Anonimizar** en un alumno archivado. El alumno queda como «Alumno anonimizado», sin nada que diga quién era; los cobros, comprobantes y facturas se conservan porque la ley obliga a guardarlos. Hay que escribir el nombre para confirmar y no se puede deshacer ni restaurar. Solo lo puede hacer la administración.

## Preguntas frecuentes

### Archivé un alumno por error, ¿lo pierdo?

No. Activá el filtro **Archivados** en **Alumnos** y elegí **Restaurar** en su fila.

### ¿Los archivados aparecen en la exportación de datos?

Sí. La copia de **Exportar todos los datos** incluye lo archivado.

### ¿Se puede borrar definitivamente un usuario del equipo o un comprobante?

El archivo cubre alumnos, divisiones, equipos, torneos y partidos. Los usuarios del equipo se eliminan o desactivan desde **Usuarios**, y los comprobantes y cobros siguen sus propias reglas en **Cobros**.

## Ver también

- [Ver quién cambió qué en la Auditoría](https://gief.com.ar/ayuda/configuracion/auditoria): Cómo usar la Auditoría para ver el historial de cambios de la academia: quién creó, modificó, eliminó o restauró cada registro, y qué valores cambió.
- [Exportar todos los datos de la academia](https://gief.com.ar/ayuda/configuracion/exportar-todos-los-datos): Cómo descargar una copia completa de los datos de la academia en planillas de Excel, qué incluye y cuánto tiempo queda disponible.