Cuánto cobrar la cuota de una escuela de fútbol (y cómo calcularla)

"¿Cuánto cobro?" es de las primeras preguntas de cualquiera que abre una escuela de fútbol, y de las que más se repiten cada vez que suben los costos. No hay un número que sirva para todos: depende de la zona, de la cancha, de cuántos profes tenés y de qué ofrecés. Lo que sí hay es una forma ordenada de calcularla, para que la cuota cubra lo que tiene que cubrir y puedas explicarla.

1. Sumá lo que cuesta un mes

Empezá por los costos, no por lo que cobra la escuela de al lado. Lo habitual:

• Cancha. Horas por semana, por las semanas del mes, por el valor de la hora. Es, casi siempre, el gasto más grande.
• Profes. Por hora, por entrenamiento o por mes, incluidos los ayudantes.
• Seguro de los chicos y de responsabilidad civil.
• Material: pelotas, conos, pecheras, arcos chicos, botiquín. Se gasta y se pierde; poné una parte por mes.
• Liga y arbitrajes, si tus categorías juegan torneo.
• Administración: el contador, el sistema que uses, lo que cobra el medio de pago.
• Difusión e imprevistos.

2. Contá los chicos que pagan de verdad

No los anotados: los que pagan. A la cantidad de chicos restale las becas completas y una morosidad razonable. Si hoy no sabés cuánto es tu morosidad, es un buen momento para empezar a medirla.

3. Hacé la cuenta

La cuota de equilibrio es el costo del mes dividido los chicos que pagan. Encima de eso va el margen: para reponer material, para los meses flojos (enero, las vacaciones de invierno) y, si es tu trabajo, para tu ingreso.

Un ejemplo con números redondos, solo para ver la mecánica:

Con estos números, cobrar menos de $ 36.000 es perder plata todos los meses, aunque la escuela esté llena.

4. Mirá la zona, pero no la copies

Averiguá cuánto cobran las otras escuelas y clubes de tu zona, y qué incluyen: cuántos entrenamientos por semana, si juegan liga, si la ropa va aparte. Sirve para saber si tu número es razonable. Pero si cobrás lo mismo que otra escuela que tiene la cancha propia y vos la alquilás, el que pierde sos vos.

5. Matrícula, cuota y extras

Separar los cobros ayuda a que la cuota mensual no se infle:

• Matrícula o inscripción anual, para lo que se paga una vez por temporada: el seguro, la afiliación a la liga, el kit de bienvenida.
• Cuota mensual, para los entrenamientos.
• Extras, para lo que no hacen todos: un torneo, un viaje, la indumentaria.

Lo importante es que cada familia sepa, antes de empezar, qué incluye la cuota y qué se cobra aparte. Las sorpresas a mitad de año son las que más bajas generan.

6. Descuentos y becas, dentro de la cuenta

• Descuento por hermanos. Es habitual y las familias lo valoran, pero cada descuento es plata que no entra: metelo en la cuenta del punto 3.
• Becas. Definí cuántas podés sostener y con qué criterio se dan. Una beca bien dada es de lo mejor que puede hacer una escuela; diez becas sin cuenta pueden fundirla.

7. Recargo por mora

Un recargo moderado para las cuotas pagadas después del vencimiento ordena la cobranza: no es para recaudar, es para que pagar a término sea lo normal. Que sea claro desde el principio y que se pueda perdonar cuando corresponde. Hablamos más de esto en cómo cobrar las cuotas sin perseguir familias.

8. Cómo y cuándo actualizarla

Con costos que suben a lo largo del año, una cuota fija de marzo a diciembre termina perdiendo contra la cancha y los profes. Algunas ideas para actualizarla sin conflicto:

• Una regla conocida de antemano: por ejemplo, revisar la cuota cada tres meses, o cada vez que sube el alquiler de la cancha.
• Avisar con tiempo, al menos un mes antes.
• Explicar el porqué, con los costos en la mano. Las familias entienden mucho más de lo que se cree cuando se les cuenta.
• Aumentos chicos y frecuentes suelen caer mejor que uno grande de golpe.

9. ¿La misma cuota para todas las categorías?

No necesariamente. Si una categoría entrena tres veces por semana y otra dos, o si unas juegan liga y otras no, es lógico que paguen distinto. Lo que importa es que la regla sea clara y la misma para todos los de esa categoría.

Cómo lo resuelve GIEF

En GIEF, el software para escuelas de fútbol, cada división tiene su cuota y las del mes se generan con un clic, con las becas, el descuento por hermanos y el recargo por mora aplicados solos. Las familias pagan en la secretaría o desde su portal con MercadoPago o débito automático, sin comisión de GIEF, y los recordatorios de la cuota vencida salen solos por correo.

Y para saber si la cuota alcanza, Finanzas muestra los gastos por rubro, el resultado del mes y la liquidación de cada profe según los entrenamientos que dio: la cuenta del punto 3, hecha con tus números reales.

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