Cada pedido se sigue desde que se pide hasta que la familia se lo lleva. La pestaña Pedidos muestra en qué paso está cada uno, si está pago y qué se puede hacer con él desde su menú.
Los estados de un pedido
- Pedido: cargado, todavía no se encargó al proveedor. En el portal, la familia ve "Pedido".
- Encargado al proveedor: ya se pidió al proveedor. La familia ve "En camino".
- Recibido: llegó a la academia y se puede retirar. La familia ve "Listo para retirar".
- Entregado: la familia ya se lo llevó, con la fecha y quién lo retiró.
- Cancelado: se dio de baja.
Un pedido que se cubre con el stock puede pasar de Pedido directo a Entregado.
Filtrar los pedidos
Arriba de la lista, los botones eligen el paso: En curso (lo que todavía no se entregó ni se canceló, que es la vista por defecto), Pedidos, Encargados, Para entregar, Entregados, Cancelados y Todos, con la cantidad de cada uno. Además podés buscar por alumno, elegir una división y marcar Solo los que deben. Los pedidos que hizo la familia desde el portal llevan la etiqueta Portal junto a la fecha.
Marcar un pedido como recibido
Cuando llega la mercadería de un pedido encargado, abrí su menú y tocá Marcar como recibido. El pedido pasa a Recibido. Si llegó todo un encargo junto, es más rápido marcarlo desde Proveedor → Encargos anteriores.
Avisar a la familia por WhatsApp
En un pedido Recibido, el menú ofrece Avisar por WhatsApp. Se abre tu WhatsApp con el chat del responsable del alumno y el mensaje ya escrito: avisa que llegó la indumentaria y que pueden pasar a retirarla. Lo enviás vos desde tu teléfono o computadora. La opción aparece solo si algún responsable tiene un celular válido cargado.
Registrar la entrega
- Abrí el menú del pedido y tocá Registrar entrega (en un pedido encargado o recibido) o Entregar del stock (en un pedido que todavía está en Pedido y se cubre con el stock).
- Elegí la Fecha de la entrega. No puede ser una fecha futura.
- Si querés, escribí quién se lo llevó en Lo retiró ("Lorena (madre)").
- Tocá Registrar entrega.
El pedido pasa a Entregado y en la lista se ve la fecha y quién lo retiró. Si se entregó del stock, GIEF lo descuenta y lo avisa. Si el pedido no está pago, la ventana lo advierte, pero se puede entregar igual y cobrar después.
Cancelar un pedido
- Abrí el menú del pedido y tocá Cancelar pedido.
- Confirmá con Cancelar pedido.
Según el caso: si se debía, su cargo se anula en Cobros y la familia deja de deberlo; si ya había llegado, lo recibido queda en el stock de las prendas que llevan stock; si todavía no se encargó, deja de figurar entre lo que hay que encargar.
Solo se cancela un pedido que todavía no se entregó. Si ya está pago, la opción no aparece: primero anulá el cobro en Cobros (o devolvé el pago desde MercadoPago).
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar la entrega sin haber marcado el pedido como recibido?
Sí. En un pedido Encargado al proveedor, Registrar entrega lo pasa directamente a Entregado. Marcarlo antes como recibido sirve para saber qué está listo para retirar y para avisar a la familia por WhatsApp.
¿La familia recibe un aviso automático cuando llega la ropa?
No hay un aviso automático. La familia ve el estado Listo para retirar en el portal, y desde la oficina podés escribirle con Avisar por WhatsApp, que abre el chat con el mensaje listo para enviar.
¿Se puede deshacer una entrega o una cancelación?
No. Un pedido Entregado o Cancelado ya no se puede cambiar ni volver atrás. Si te equivocaste, cargá un pedido nuevo.
¿Quién puede entregar o cancelar pedidos?
La administración y la coordinación. Los profesores no tienen acceso a Indumentaria.