Al terminar el día se cierra la caja: contás el efectivo que hay en el cajón, GIEF lo compara con lo que debería haber y la caja queda cerrada con esos números, lista para imprimir. Las transferencias y otros medios no se cuentan en el cajón, pero el cierre te dice cuánto debería figurar en la cuenta.
Paso a paso para cerrar la caja
- Entrá a Caja y tocá Cerrar caja.
- En Efectivo contado escribí lo que hay en el cajón, tal cual lo contaste. El campo arranca vacío cada vez: no se da nada por supuesto. Al lado se ve el monto Esperado.
- Si el número no coincide, GIEF te muestra al instante si Sobran o Faltan y cuánto.
- Debajo figuran los otros medios (por ejemplo Transferencia) con su total: «Solo el efectivo se cuenta en la caja; lo demás tiene que figurar en la cuenta.».
- Si querés, escribí Observaciones (por ejemplo, el motivo de una diferencia).
- Tocá Revisar el cierre. Vas a ver Efectivo esperado, Efectivo contado, la diferencia («Cierra justo», «Sobran …» o «Faltan …») y los otros medios «(en la cuenta)».
- Si todo está bien, tocá Confirmar cierre. Si no, Volver para corregir el conteo.
Al confirmar, la caja queda cerrada y se abre el Cierre de caja para imprimir.
El cierre impreso
El cierre muestra el logo y los datos de la academia, quién abrió y cerró y a qué hora, el detalle del efectivo (Apertura, Cobros de cuotas y cargos, Otros ingresos, Egresos), el EFECTIVO ESPERADO, el Efectivo contado y la Diferencia; los otros medios, que «No pasan por la caja: tienen que figurar en la cuenta.»; los Cobros por concepto; las observaciones; el Detalle de movimientos y espacio para las firmas de Responsable de caja y Administración. Tocá Imprimir / Guardar PDF para imprimirlo o guardarlo como PDF desde el navegador.
Podés volver a abrir el cierre de cualquier día desde el historial, con el enlace Cierre.
Reabrir una caja cerrada
Si cerraste antes de tiempo o contaste mal, podés reabrir la caja:
- En Historial de cierres, buscá la última caja cerrada y tocá Reabrir.
- Confirmá con Reabrir caja.
La caja vuelve a quedar abierta y se borra el conteo del cierre: al cerrarla de nuevo se cuenta otra vez el efectivo. Los cobros hechos desde el cierre se suman a esa caja. Queda registrado en la auditoría quién la reabrió y qué conteo se deshizo.
Importante: solo se puede reabrir la última caja cerrada, y solo si no hay otra caja abierta. Los días anteriores quedan como se contaron.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si la caja no cierra justo?
Podés cerrarla igual: la diferencia queda registrada en el cierre, en verde si sobra y en rojo si falta, y se ve en el historial. Conviene explicar el motivo en Observaciones. Si la diferencia se debe a un movimiento que faltó cargar, cancelá, cargalo con Movimiento y volvé a cerrar.
¿Qué pasa si me olvido de cerrar la caja?
La caja sigue abierta y los cobros de los días siguientes entran en ella. GIEF muestra un aviso en la pantalla de Caja y en Avisos («Hay una caja sin cerrar») hasta que la cierres.
¿Quién puede cerrar o reabrir la caja?
Solo la administración de la academia. La coordinación y los profesores no tienen acceso a Caja.
¿Las transferencias se cuentan en el cierre?
No se cuentan en el cajón. El cierre las muestra aparte con el total neto de ese día, para que lo controles contra el extracto del banco.