La caja es el registro de un día de trabajo en el escritorio: arranca con el efectivo que hay en el cajón, suma sola cada cobro que se hace en Cobros y termina con el cierre, donde se cuenta el efectivo. Abrila al empezar el día, antes o después de los primeros cobros: lo que se cobre con la caja cerrada no se pierde.
Paso a paso para abrir la caja
- En el menú, dentro de Administración, entrá a Caja.
- Si no hay ninguna abierta, vas a ver la tarjeta Caja cerrada.
- En Monto de apertura escribí el efectivo con el que arranca el cajón (el cambio). Si no hay nada, dejá
0. - Tocá Abrir caja.
La caja queda abierta con la fecha de hoy, a tu nombre y con la hora de apertura. Arriba aparecen los totales: Apertura, Ingresos en efectivo, Egresos en efectivo, Efectivo esperado y una tarjeta por cada otro medio de pago (siempre la de Transferencia).
Cobros hechos con la caja cerrada
Si en Cobros se cobra una cuota o un cargo sin ninguna caja abierta, el cobro queda guardado esperando la próxima caja. La pantalla de Cobros lo avisa: «No hay caja abierta: los cobros se suman a la caja cuando se abra.».
- Mientras la caja está cerrada, la tarjeta Caja cerrada dice cuántos cobros están esperando.
- Al abrirla, se suman todos de una vez y el mensaje lo confirma («Caja abierta. Se sumaron 3 cobros hechos con la caja cerrada.»).
- Cada uno entra con su hora real y la marca con la caja cerrada en la lista de movimientos, y arriba un aviso dice cuántos se sumaron.
Lo mismo pasa con la devolución de un cobro anulado mientras no hay caja abierta: se registra en la próxima que se abra.
Una caja abierta de otro día
Solo puede haber una caja abierta a la vez. Si la de ayer quedó sin cerrar, la pantalla muestra «La caja está abierta desde el 14/10 — cerrala y abrí la de hoy. Mientras siga abierta, los cobros de hoy entran en esa caja.», con el botón Cerrarla ahora. También aparece en Avisos como «Hay una caja sin cerrar». Cerrala, contando el efectivo, y después abrí la del día.
Consejo: si intentás abrir una caja con otra todavía abierta, GIEF lo rechaza con «Ya hay una caja abierta. Cerrala antes de abrir otra.».
Preguntas frecuentes
¿Tengo que abrir la caja antes de cobrar?
No es obligatorio. Los cobros hechos sin caja abierta quedan guardados y se suman a la próxima caja que se abra, con la hora en que se hicieron. Igual conviene abrirla al empezar el día para que el cierre refleje la jornada.
¿Quién puede abrir la caja?
Solo la administración de la academia. La coordinación y los profesores no ven el menú Caja, aunque la coordinación sí puede cobrar cuotas desde Cobros.
¿Los pagos online entran en la caja?
No. Lo que las familias pagan por MercadoPago, sea con un pago suelto o con débito automático, entra directo a la cuenta de MercadoPago de la academia. La pantalla de Caja lo muestra aparte («2 pagos online hoy … no pasan por la caja») con un enlace Verlos en Cobros.
¿Puedo cambiar el monto de apertura después de abrir?
No hay una opción para editarlo. Si te equivocaste, podés corregir la diferencia con un movimiento de Ingreso o Egreso en efectivo explicando el motivo en el concepto.