Una beca descuenta una parte de la cuota mensual de un alumno, por un motivo y desde una fecha, con o sin fecha de fin. Puede ser un porcentaje (por ejemplo, 50%) o un monto fijo en pesos por mes. Las becas se dan desde la ficha del alumno y se revisan todas juntas en Finanzas → Becas.
Paso a paso para dar una beca
- Entrá a Alumnos, abrí la ficha del alumno y elegí la pestaña Cobros.
- En la tarjeta Cuota del mes tocá Dar beca.
- En Tipo elegí Porcentaje o Monto fijo.
- Completá Porcentaje de descuento (hasta 100%) o Monto de descuento por mes.
- Escribí el Motivo (situación económica, mérito deportivo, hijo de un profesor…). Es obligatorio y queda en la ficha y en el listado de becas.
- Elegí Desde y, si tiene fin, Hasta. Vacío quiere decir sin fecha de fin.
- Tocá Guardar beca.
La tarjeta Cuota del mes muestra la Cuota, el Descuento que se le aplica hoy y lo que Paga por mes (o «No paga cuota» si la beca cubre todo). Debajo, en Becas, figura cada beca con su estado: Vigente, Próxima o Terminada, y cuánto descuenta por mes.
Cuándo se aplica
La beca se aplica cuando se generan las cuotas del mes. Nunca cambia una cuota ya generada:
- Si la cuota del mes en que empieza ya estaba generada, GIEF lo avisa al guardar («La cuota de … ya estaba generada y no cambia: si corresponde, editala.»). Podés editar esa cuota a mano desde Cobros.
- Si no, el mensaje dice «Se aplica a las cuotas que se generen desde ahora.».
- Una beca cubre el mes completo si está vigente cualquier día de ese mes: una que empieza el 15 ya cubre la cuota de ese mes.
Si al alumno también le corresponde el descuento por hermanos, se aplica el que más le descuenta, nunca los dos. Si tiene más de una beca vigente, se aplica la que más descuenta. El detalle de cómo queda la cuota está en Becas y descuento por hermanos.
Ver todas las becas
En Finanzas → Becas está la lista de becas de la academia:
- Becas vigentes: cuántas están en vigencia hoy, según sus fechas.
- Descuentan por mes: lo que suman todas sobre la cuota de cada alumno (solo lo ve la administración).
- El filtro muestra las Vigentes o Todas, también las terminadas y las próximas.
Cada fila muestra el alumno (con enlace a su ficha), la División, la Beca, el Motivo, la Vigencia y, Por mes, la cuota antes y después del descuento.
Editar o eliminar una beca
Desde la ficha o desde Finanzas → Becas, abrí el menú de la beca y tocá Editar beca para cambiar tipo, valor, motivo o fechas, o Eliminar beca para quitarla. Al eliminarla deja de aplicarse a las cuotas que se generen; las ya generadas no cambian. Para cortar una beca desde una fecha, conviene editarla y ponerle Hasta, así queda el historial.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si la beca es del 100%?
Ese mes no se le genera cuota al alumno, y en su ficha figura «No paga cuota». Lo mismo ocurre con una beca de monto fijo igual o mayor a la cuota.
¿Quién puede dar becas?
La administración y la coordinación. La coordinación ve la pestaña Becas de Finanzas, pero no el total que descuentan por mes. Los profesores no ven las becas.
Le di la beca después de generar las cuotas, ¿cómo corrijo este mes?
La beca no modifica cuotas ya generadas. Editá la cuota de ese mes desde Cobros con el importe con descuento; desde el mes siguiente la beca se aplica sola.