No hace falta pasar a mano los cobros a la caja. Cada vez que alguien cobra una cuota o un cargo en Cobros (en el escritorio, desde la lista de deudores o al confirmar una transferencia que avisó una familia), GIEF agrega una línea a la caja abierta con el concepto, el alumno, el medio de pago y el importe. Lo que se registra es lo que se cobró: la cuota y, si estaba vencida con recargo, también el recargo.
Efectivo, transferencias y otros medios
La caja separa lo que tiene que estar en el cajón de lo que tiene que estar en la cuenta:
- Efectivo: suma en Ingresos en efectivo y forma parte del Efectivo esperado, que es apertura + ingresos en efectivo − egresos en efectivo.
- Transferencia, Tarjeta y Otro: no entran al cajón. Cada medio tiene su propia tarjeta arriba, con la leyenda «Debería figurar en la cuenta», para controlar contra el banco al cerrar. La tarjeta Transferencia aparece siempre, aunque esté en cero.
Así, cuando una familia transfiere y se cobra en GIEF como transferencia, el cierre te dice cuánto debería haber entrado al banco ese día sin mezclarlo con el efectivo.
Lo que no pasa por la caja
Los pagos online por MercadoPago (pago suelto desde el portal o débito automático) nunca entran a la caja: el dinero va directo a la cuenta de MercadoPago de la academia. La pantalla de Caja los nombra aparte, con un enlace Verlos en Cobros. Si MercadoPago acreditó un pago que no se pudo asignar a una cuota, aparece además «Hay 1 pago online a revisar» con el enlace Revisarlos.
Cobros por concepto
Debajo de los totales, la tarjeta Cobros por concepto agrupa todo lo cobrado en esa caja, en efectivo o por otros medios: todas las cuotas mensuales juntas en una línea Cuotas, cada cargo suelto bajo su propio concepto (inscripción, indumentaria, etc.) y los ingresos manuales con el concepto que se les escribió. Para cada línea se ve cuántos cobros hubo, el total y cuánto fue por cada medio, con un Total cobrado al pie.
Anulaciones y correcciones de cobros
- Si se anula un cobro en Cobros, la caja abierta registra una salida por el mismo importe y el mismo medio, con origen Anulación. La caja del día en que se cobró queda como se contó. Si no hay caja abierta, la salida espera a la próxima.
- Si se corrige un cobro (por ejemplo el medio de pago) mientras su caja sigue abierta, la línea se actualiza. Si esa caja ya está cerrada, queda como se contó.
- Las líneas de cobros no se pueden borrar desde Caja: para sacarlas hay que anular el pago desde Cobros.
Preguntas frecuentes
Cobré una cuota en efectivo y no la veo en la caja, ¿qué pasó?
Lo más probable es que no hubiera una caja abierta al cobrar. El cobro queda esperando y se suma, con su hora real, cuando se abra la próxima caja. Si en cambio la caja abierta es de un día anterior, el cobro entró en esa caja: cerrala y abrí la del día.
¿Por qué una transferencia aparece en la caja si no es efectivo?
Para que el cierre del día dé cuenta de todo lo cobrado en el escritorio. Las transferencias no suman al efectivo esperado: figuran en su propia tarjeta para controlarlas contra el banco.
¿Cómo veo solo lo que se pagó online hoy?
Desde la pantalla de Caja, en el aviso de pagos online, tocá Verlos en Cobros: abre la lista de Cobros filtrada por pagos online de ese día.