En Finanzas → Gastos se registra lo que la academia pagó por fuera del cajón: el alquiler de la cancha por transferencia, los servicios con tarjeta, una factura de un proveedor. La misma pantalla lista también lo que salió de la caja como egreso, así todo lo gastado en el mes queda en un solo lugar, ordenado por categoría.
Paso a paso para cargar un gasto
- En el menú, entrá a Finanzas y abrí la pestaña Gastos.
- Tocá Nuevo gasto.
- Elegí la Categoría.
- Revisá la Fecha (viene la de hoy) y escribí el Monto.
- Elegí el Medio de pago: Efectivo, Transferencia (viene marcado), Tarjeta u Otro.
- Si querés, agregá una Nota («Cancha de octubre», «árbitros de la fecha 3»).
- En Comprobante podés adjuntar un PDF o una foto (JPG, PNG o WEBP) de la factura o la transferencia, de hasta 10 MB.
- Tocá Guardar gasto.
El gasto cuenta en el mes de la fecha que le pusiste.
La lista del mes
Arriba elegí el mes y el año. La lista muestra cada gasto con su fecha, categoría, medio, el enlace Ver al comprobante si tiene uno y el monto. Algunas filas llevan una marca:
- Caja: es un egreso cargado en la caja. Se ve acá pero se corrige o se borra desde Caja.
- Sueldo: es el pago de una liquidación de profesores.
A la derecha, Por categoría suma lo gastado en el mes en cada una, con el total.
Para corregir un gasto cargado acá, abrí su menú y tocá Editar gasto: podés cambiar cualquier dato, reemplazar el comprobante o tocar Quitar para sacarlo. Con Eliminar gasto sale del resultado del mes; queda registrado en la auditoría.
Las categorías
Cada academia arranca con Alquiler de cancha, Sueldos, Material deportivo, Arbitrajes, Servicios y Otros. En la tarjeta Categorías:
- Para agregar una, escribí el nombre (por ejemplo «Viajes») y tocá Agregar. No puede repetirse un nombre.
- Para cambiarle el nombre, tocá el lápiz, escribí el nuevo y guardá.
- Para quitarla, tocá el tacho y confirmá. Deja de ofrecerse, pero lo que ya se cargó en ella la sigue nombrando.
Sueldos está marcada como «liquidación de profesores»: es donde se registran los pagos de la liquidación. Se puede renombrar, pero no eliminar.
Consejo: lo que sale del cajón cargalo como egreso en Caja, con su categoría. Si lo cargás acá como gasto en efectivo, no descuenta del efectivo esperado de la caja.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre cargar un gasto en Caja y en Gastos?
En Caja se anota lo que sale del efectivo del día, y descuenta del efectivo esperado del cierre. En Gastos se carga lo que se pagó por fuera del cajón, con su comprobante adjunto. Los dos aparecen en la lista de Gastos y en el resultado del mes, cada uno en su categoría.
Eliminé el pago de un sueldo por error, ¿qué pasa?
La liquidación de ese profesor vuelve a figurar sin pagar en Liquidación de profesores, y podés marcarla como pagada otra vez.
¿Quién puede ver y cargar gastos?
Solo la administración. La coordinación no ve la pestaña Gastos porque muestra totales de dinero.