En GIEF, eliminar un alumno, una división, un equipo, un torneo o un partido no lo borra: lo archiva. Sale de los listados, pero no se pierde nada y se puede restaurar cuando quieras. Borrarlo para siempre es otro paso, aparte y con confirmación.
Archivar, restaurar y borrar definitivamente lo pueden hacer la administración y la coordinación.
Archivar
- En el listado (Alumnos, Divisiones, Equipos y rivales, Torneos o Partidos), abrí el menú de acciones de la fila y elegí Archivar.
- Se abre Archivar «(nombre)»: "sale de los listados pero no se borra nada, y se puede restaurar cuando quieras desde el filtro «Archivados»". Puede incluir advertencias propias de cada caso; al archivar un alumno, por ejemplo, se pide el motivo de la baja.
- Tocá Archivar.
Ver y restaurar lo archivado
- En el mismo listado, tocá el botón Archivados de la barra de filtros. Muestra cuántos hay y solo aparece si hay alguno.
- Buscá el registro y, en su menú de acciones, elegí Restaurar.
- Aparece "Se restauró «(nombre)»." y vuelve a los listados.
Para volver a la lista normal, tocá Ver activos. Un alumno que se archivó estando activo vuelve como activo al restaurarlo.
Borrar definitivamente
Desde la vista de archivados, Borrar definitivamente elimina el registro para siempre, junto con lo que depende de él.
- Elegí Borrar definitivamente en el menú de acciones.
- GIEF calcula qué se perdería y lo muestra antes de dejarte confirmar: Se borra para siempre (con cuántos registros de cada tipo) y Se conserva, pero pierde el vínculo.
- Si se borrarían 10 registros asociados o más, tenés que escribir el nombre para confirmar.
- Tocá Borrar definitivamente. Esto no se puede deshacer.
Hay casos en los que no se permite y la pantalla explica por qué:
- Un alumno con cuotas cobradas: borrarlas dejaría movimientos de caja sin respaldo, así que solo se puede archivar.
- Un alumno con el débito automático de la cuota activo: archivalo y el débito se cancela solo.
- Una división con alumnos asignados (contando los archivados): primero movelos a otra división.
Anonimizar a un exalumno
Cuando una familia pide que se borren los datos de un alumno que ya dejó la academia, la administración puede elegir Anonimizar en un alumno archivado. El alumno queda como «Alumno anonimizado», sin nada que diga quién era; los cobros, comprobantes y facturas se conservan porque la ley obliga a guardarlos. Hay que escribir el nombre para confirmar y no se puede deshacer ni restaurar. Solo lo puede hacer la administración.
Preguntas frecuentes
Archivé un alumno por error, ¿lo pierdo?
No. Activá el filtro Archivados en Alumnos y elegí Restaurar en su fila.
¿Los archivados aparecen en la exportación de datos?
Sí. La copia de Exportar todos los datos incluye lo archivado.
¿Se puede borrar definitivamente un usuario del equipo o un comprobante?
El archivo cubre alumnos, divisiones, equipos, torneos y partidos. Los usuarios del equipo se eliminan o desactivan desde Usuarios, y los comprobantes y cobros siguen sus propias reglas en Cobros.