La administración puede pedir en cualquier momento una copia de todos los datos de la academia: un archivo ZIP con una planilla por cada cosa que cargaron, que se abre con Excel o Google Sheets. Sirve como respaldo, para trabajar los datos por fuera de GIEF o para llevárselos.
Es solo de la administración, porque incluye el dinero y los datos personales de las familias. La coordinación no ve el botón.
Qué incluye
Una planilla por cada uno de estos temas, incluido lo archivado:
- Alumnos y responsables
- Divisiones
- Cuotas y cargos
- Comprobantes
- Movimientos de caja
- Gastos
- Asistencia
- Evaluaciones
- Autorizaciones firmadas
- Pedidos de indumentaria
- Usuarios
Paso a paso
- Entrá a Configuración y tocá Exportar todos los datos, arriba a la derecha. Se abre la pantalla Exportar datos.
- Tocá Exportar todos los datos. El botón pasa a Armando la copia….
- Esperá unos minutos. Cuando está lista, te llega un email con el enlace Descargar los datos, y también aparece en Copias recientes con el botón Descargar.
Podés cerrar la pantalla mientras se arma; el email avisa cuando termina. Se arma una copia por vez: si tocás de nuevo mientras se está armando, aparece "Ya estamos armando una copia: cuando esté lista aparece acá."
Copias recientes
La lista muestra las últimas diez copias pedidas, con la fecha, quién la pidió, el tamaño y su estado: En cola, Armándose, Lista o Falló. Cada copia queda para descargar 7 días; después figura como Venció y el archivo se borra.
Importante: la copia tiene datos personales de las familias. Guardala en un lugar seguro y no la reenvíes. El enlace del email pide entrar con tu usuario para descargarla.
Preguntas frecuentes
¿Puedo exportar los datos si la academia está en solo lectura?
Sí. La exportación sigue funcionando aunque la suscripción esté vencida.
Una copia figura como Falló, ¿qué hago?
Pedí otra con Exportar todos los datos. Si vuelve a fallar, escribile a GIEF desde Ayuda.
¿Hay forma de exportar solo una parte, como la lista de alumnos?
Sí, varias pantallas tienen su propia exportación (por ejemplo, alumnos, cobros, estadísticas o los cierres de caja). Esta pantalla es para la copia completa.