Cuando una familia paga en la academia, registrás el cobro en GIEF: la cuota queda pagada, sale el comprobante y el pago se anota en la caja del día. Podés cobrar una sola cuota o varias del mismo alumno de una vez, por ejemplo cuando alguien viene a ponerse al día.
Paso a paso
- Buscá la cuota desde cualquiera de estos lugares y tocá Cobrar:
- Cobros → Del mes, en la fila de la cuota.
- Cobros → Vencidos, en la fila del alumno.
- La ficha del alumno: botón Cobrar de arriba (muestra cuántas debe) o la pestaña Cobros.
- El Panel, en Cuotas pendientes del mes.
- Si el alumno debe más de una, el diálogo dice «Debe N. Marcá las que paga ahora» y lista todo lo pendiente, de la más vieja a la más nueva. Marcá las que paga; el total se actualiza abajo.
- Elegí el Medio de pago: Efectivo, Transferencia, Tarjeta u Otro.
- Elegí el Comprobante (ver más abajo).
- Tocá Confirmar cobro o, si son varias, Cobrar N · $ total.
Arriba de la lista aparece Imprimir comprobante con el número de cada comprobante emitido, para imprimirlo o guardarlo en PDF.
Qué comprobante elegir
- Factura electrónica: solo aparece si la academia tiene la factura electrónica activa, y viene elegida por defecto. ARCA le da número y CAE al registrar el cobro (ver Factura electrónica).
- Recibo: el comprobante interno de la academia. Es el que viene elegido si no hay factura electrónica.
- Factura (no fiscal): solo sin factura electrónica. Es un comprobante interno; no reemplaza la factura de ARCA.
- No emitir: se registra el cobro sin comprobante.
Al cobrar varias cuotas juntas sale un comprobante por cada una, todas con el mismo medio de pago.
Qué pasa con la caja
Todo lo que cobrás a mano se anota en la caja abierta con su medio de pago; solo el efectivo suma al cajón. Si no hay caja abierta, el diálogo lo avisa («este cobro se suma a la caja cuando se abra») y la administración puede abrirla ahí mismo con Abrir caja ahora. Si la caja abierta es de otro día, el cobro entra en esa caja hasta que la cierres. Más detalle en Cómo entran los cobros a la caja.
Cuando GIEF avisa que se podría cobrar dos veces
Si la familia podría estar pagando esa cuota por otro lado, el diálogo muestra Atención: se podría cobrar dos veces con el motivo:
- Tiene débito automático activo y el débito puede cobrar ese mes otra vez.
- Abrió el pago online de esa cuota, o ya la pagó por MercadoPago y el pago se está acreditando.
- Avisó desde el portal que la pagó por transferencia: en ese caso conviene confirmarla en Cobros → Transferencias en vez de cobrarla a mano.
Para cobrar igual, marcá Lo sé: cobrar igual.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar juntas cuotas de dos hermanos?
No en un mismo cobro: cada cobro múltiple es de un solo alumno. Cobrá primero las de uno y después las del otro.
¿Cuántas cuotas puedo cobrar de una vez?
Hasta 24 del mismo alumno en un solo cobro.
La cuota tiene recargo por mora, ¿se cobra con el recargo?
Sí, el importe que se cobra es la cuota más el recargo, y así figura en el comprobante. Si no corresponde, primero usá Perdonar recargo (ver Recargo por mora).
Registré mal el medio de pago o el importe, ¿qué hago?
Usá Corregir cobro en las acciones de la fila, o Anular cobro si no se tendría que haber cobrado. Ver Anular un cobro.