Cada mes, cada alumno activo necesita su cuota para poder cobrarla, recordarla o pagarla online. GIEF la arma con el importe que corresponde y la fecha de vencimiento de la academia. Podés generarlas vos con un botón o dejar que se generen solas el día que elijas.
De dónde sale el importe
Para cada alumno, GIEF usa el primer importe que encuentra:
- La Cuota mensual propia del alumno, si se la cargaste en su ficha (sección Cuota y forma de pago).
- Si no, la cuota de su división (ver Divisiones).
- Si tampoco, la Cuota general de la academia, en Configuración → Cuotas y comprobantes.
A ese importe se le descuenta la beca o el descuento por hermanos, el que sea mayor (ver Becas y descuento por hermanos). El vencimiento es el Día de vencimiento de la academia (del 1 al 28), en ese mes.
Generarlas a mano
- Entrá a Cobros, pestaña Del mes, y elegí el mes y el año.
- Tocá Generar cuotas del mes.
- El diálogo te muestra antes de crear nada cuántas cuotas se van a generar y, si sos administración, por qué total. También avisa cuántas salen con beca o descuento por hermanos, y cuántos alumnos no pagan (cuota en $ 0 en su ficha o beca completa) y por eso no reciben cuota.
- Tocá Generar N cuotas.
Se crea una cuota por cada alumno activo que todavía no tiene la de ese mes. Las que ya existen no se tocan, así que podés volver a generar sin miedo: si alguien se sumó a mitad de mes, solo se crea la suya.
Si algún alumno quedaría en $ 0
Si un alumno no tiene importe en ninguno de los tres lugares (ni en su ficha, ni en su división, ni en la academia), no se genera ninguna cuota del mes. El diálogo dice «No se pueden generar todavía» y lista a esos alumnos, con el enlace Poner la cuota de su división. Cargá el importe en la división, en la ficha del alumno o como cuota general de la academia, y volvé a generar.
Un alumno que no paga a propósito (cuota en $ 0 cargada en su ficha, o una beca que cubre todo) no frena la generación: simplemente no recibe cuota.
Generarlas automáticamente
- Entrá a Configuración, pestaña Cuotas y comprobantes.
- Marcá Generar las cuotas del mes automáticamente.
- En A partir del día elegí un día del 1 al 28.
- Tocá Guardar.
Desde ese día del mes, a primera hora de la mañana (alrededor de las 4:45, hora de Argentina), GIEF genera las cuotas igual que el botón, con becas y descuentos aplicados. Lo hace una sola vez por mes. Debajo de la opción se ve Última generación automática con el mes que se generó.
Si algún alumno quedaría en $ 0, ese día no se genera ninguna cuota: el motivo aparece en la configuración y en Avisos («N alumnos sin cuota este mes»), y se vuelve a intentar al día siguiente. Corregir los importes es todo lo que tenés que hacer.
Preguntas frecuentes
Un alumno entró después de que se generaron las cuotas, ¿le llega la suya?
La generación automática corre una vez por mes, así que no. Volvé a tocar Generar cuotas del mes: solo crea las que faltan. Mientras falten, Avisos muestra cuántos alumnos activos no tienen la cuota del mes.
¿Puedo generar las cuotas de un mes futuro o pasado?
Sí. Elegí ese mes y año en la pestaña Del mes y tocá Generar cuotas del mes. Se usan los importes, becas y descuentos vigentes para ese mes.
¿Si cambio la cuota de una división, cambian las cuotas ya generadas?
No. El nuevo importe se usa en las cuotas que se generen desde ese momento. Para corregir una ya generada, editala desde Cobros.
¿Se generan cuotas para alumnos inactivos?
No, solo para los alumnos en estado Activo. Si la academia está en modo solo lectura por la suscripción, la generación automática espera hasta que se regularice.