Si registraste un cobro por error, o le devolviste la plata a la familia, anulás el cobro: la cuota vuelve a quedar pendiente como si nunca se hubiera cobrado. Si el cobro estuvo bien pero anotaste algo mal (el importe, el concepto o el medio de pago), no hace falta anularlo: se corrige.
Anular el cobro
- En Cobros → Del mes (o en la pestaña Cobros de la ficha del alumno), buscá la cuota pagada.
- En las acciones de la fila, elegí Anular cobro.
- Leé el resumen y tocá Anular cobro para confirmar.
Al confirmar, GIEF hace tres cosas a la vez:
- Si el cobro tenía un comprobante vigente, emite la nota de crédito que lo anula. Si era una factura electrónica, la nota de crédito también va a ARCA.
- La cuota o el cargo vuelve a Pendiente: vuelve a figurar como deuda, en los vencidos y en los recordatorios.
- Si el cobro pasó por la caja, registra la salida de ese importe, con el mismo medio de pago, en la caja abierta. Si no hay caja abierta, la salida queda para la próxima que se abra. La caja que contó el cobro original queda como se cerró.
El mensaje de confirmación dice exactamente qué se hizo, y todo queda en la auditoría. Si después la familia paga, se cobra de nuevo normalmente y sale un comprobante nuevo.
También podés anular desde Cobros → Comprobantes con Emitir nota de crédito sobre el comprobante del cobro: el resultado es el mismo.
Corregir un cobro sin anularlo
- En las acciones de la cuota pagada, elegí Corregir cobro.
- Cambiá el Importe, el Vence, las Notas, el Medio de pago o, en un cargo suelto, el Concepto.
- Tocá Guardar.
Si cambia el importe o el concepto, el comprobante se anula con una nota de crédito y se emite uno nuevo con los datos correctos. Si la caja de ese día sigue abierta, la línea del cobro se corrige ahí; si ya se cerró, queda como se contó y el mensaje lo avisa.
Pagos por MercadoPago
Un cobro que entró por MercadoPago (pago online o débito automático) no se anula ni se corrige desde GIEF: en su fila aparece un ícono que lo explica. La plata está en la cuenta de MercadoPago de la academia y la devolución se hace desde MercadoPago.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre «Anular cobro» y «Anular»?
Anular cobro deshace un pago y deja la cuota pendiente otra vez. Anular se usa sobre una cuota pendiente que no se tiene que pagar: deja de ser deuda y queda en el historial como anulada. Ver Editar, anular o eliminar una cuota.
Devolví un pago desde MercadoPago, ¿la cuota vuelve a pendiente?
No. GIEF no registra las devoluciones hechas en MercadoPago: la cuota sigue figurando pagada. Si la devolución fue de un pago doble, eso es lo correcto, porque la cuota quedó pagada con el otro pago.
¿Se puede anular un cobro de una caja que ya se cerró?
Sí. La caja cerrada no se modifica; la salida de la plata se registra en la caja abierta hoy, o en la próxima que se abra.
¿Quién puede anular cobros?
Quien puede cobrar: la administración y la coordinación.