Con la factura electrónica activa, cada cobro de la academia sale con una factura de ARCA: con letra (C, B o A), número de ARCA, CAE y código QR. Mientras no la actives, los cobros siguen emitiendo los recibos internos de la academia, que no tienen validez fiscal.
La configuración está en Configuración → Factura electrónica y la pueden hacer la administración y la coordinación de la academia. Es un asistente de cinco pasos: cada paso se guarda al terminarlo, así que podés dejarlo a mitad y seguir otro día desde donde quedó.
Los cinco pasos
- Datos: el CUIT, la razón social y la condición frente al IVA tal como figuran en ARCA, y el ambiente (homologación para probar, producción para facturar en serio). Ver Cargar los datos para ARCA.
- Pedido: tocá Generar clave y pedido. GIEF crea la clave privada y un pedido de certificado (archivo .csr).
- Certificado: subís el pedido en ARCA con tu clave fiscal, ARCA te devuelve el certificado y lo pegás en GIEF. Ver Generar el certificado de ARCA.
- Punto de venta: en ARCA autorizás el servicio de Facturación Electrónica y creás un punto de venta para web services; después cargás su número en GIEF. Ver Habilitar el punto de venta.
- Activar: tocá Probar conexión y, cuando la prueba pasa, Activar factura electrónica. Ver Probar la conexión con ARCA.
Arriba del asistente se ven los pasos numerados: los terminados aparecen tildados y solo se puede abrir hasta el primero que falta.
Qué cambia cuando está activa
- Al cobrar en Cobros, el campo Comprobante viene con Factura electrónica elegida de entrada. La opción Factura (no fiscal) deja de ofrecerse; el Recibo y No emitir siguen disponibles.
- Los pagos online por MercadoPago, incluido el débito automático, emiten la factura electrónica solos.
- ARCA le da número y CAE a cada factura en el momento. Si ARCA no responde, el cobro queda registrado igual y la factura espera su CAE: se reintenta sola.
- Arriba de la pestaña aparece el aviso Factura electrónica activa, con el ambiente en que factura.
Importante: en Homologación (pruebas) las facturas son de prueba y no tienen validez fiscal. Para facturar de verdad, el ambiente tiene que ser Producción, que lleva su propio certificado.
Desactivarla
En el paso 5 tocá Desactivar y confirmá. Los cobros vuelven a emitir recibos internos y nada se informa a ARCA hasta que la actives de nuevo. Los datos y el certificado quedan guardados, así que reactivarla es un clic.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que instalar algún programa para generar el certificado?
No. GIEF genera la clave privada y el pedido de certificado (.csr) dentro de la plataforma. Solo tenés que subir ese pedido en el sitio de ARCA con tu clave fiscal y pegar en GIEF el certificado que te devuelve.
¿Puedo probar la factura electrónica antes de facturar en serio?
Sí. Elegí el ambiente Homologación (pruebas) en el paso 1: las facturas que salen ahí son de prueba, sin validez fiscal, y el comprobante impreso lo dice. Cuando quieras pasar a Producción, cambiá el ambiente: la factura electrónica se desactiva y tenés que generar un pedido nuevo, cargar el certificado de producción, probar la conexión y volver a activarla.
¿Se puede usar la factura electrónica en el sandbox?
No. En el sandbox la pestaña explica cómo funciona, pero los cobros emiten recibos internos y nada se informa a ARCA.
¿Quién puede configurar la factura electrónica?
La administración y la coordinación de la academia, que son quienes entran a Configuración. Los profesores y las familias no la ven.