Con la factura electrónica activa no hay un paso aparte para facturar: la factura sale sola con cada cobro y ARCA le da número y CAE en el momento.
Al cobrar en el mostrador
- Cobrá la cuota o el cargo como siempre, desde Cobros (ver Cobrar una cuota).
- En Comprobante viene elegida Factura electrónica. Debajo dice: «ARCA le da número y CAE al registrar el cobro».
- Confirmá el cobro. Si cobrás varias cuotas juntas, sale una factura por cada una.
En Comprobante también podés elegir Recibo (interno, sin validez fiscal) o No emitir. Mientras la factura electrónica está activa no se ofrece la Factura (no fiscal).
Lo mismo pasa al confirmar una transferencia que avisó una familia en Cobros → Transferencias: elegís el comprobante y viene Factura electrónica de entrada.
Pagos por MercadoPago y débito automático
Cuando una familia paga online por MercadoPago, o se cobra un débito automático, GIEF emite la factura electrónica solo, sin que nadie haga nada. Ver Pagos online.
Si la academia superó el tope de facturación mensual, esos pagos salen con recibo.
El CAE y el QR
El CAE (Código de Autorización Electrónico) es lo que convierte al comprobante en una factura válida: lo da ARCA al autorizarla. Una factura autorizada muestra:
- La letra (A, B o C) con su código, el punto de venta y el número que le dio ARCA.
- Los datos de la academia: razón social, condición frente al IVA, CUIT, ingresos brutos e inicio de actividades (si los cargaste).
- Período facturado y Vto. para el pago, y los datos de quien paga.
- Al pie, Comprobante autorizado por ARCA, el CAE N°, la Fecha de vto. de CAE y el código QR. Al escanear el QR se abre la verificación del comprobante en el sitio de ARCA.
Para verla o imprimirla, entrá a Cobros → Comprobantes y usá Ver o Imprimir en la fila de la factura. Se imprime en el formato que la academia tenga elegido para sus comprobantes.
Lo que ve la familia
Desde el portal, la familia abre los comprobantes de sus cuotas pagadas y ve la misma factura, con su CAE y su QR. Ver Portal de familias.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si ARCA no responde en el momento de cobrar?
El cobro queda registrado igual y la factura queda Pendiente de CAE, sin número todavía. GIEF le vuelve a pedir el CAE a ARCA solo, cada 15 minutos. Ver Factura pendiente o rechazada por ARCA.
¿Una factura pendiente de CAE vale como factura?
No. Hasta que ARCA la autoriza, el comprobante impreso dice en rojo «PENDIENTE DE CAE — todavía no es una factura válida» y en el número figura «pendiente de CAE». Cuando ARCA la autoriza, toma su número y su CAE.
¿Las facturas de homologación sirven?
No. En el ambiente de homologación el comprobante dice «Homologación · comprobante de prueba sin validez fiscal». Para facturar de verdad, la academia tiene que estar en Producción.
¿La factura tiene un cargo extra para la familia?
No. La factura se emite por el mismo importe cobrado. Si la academia es Responsable Inscripta, el IVA está incluido en ese importe.