La letra de cada factura no se elige a mano: GIEF la decide con la condición frente al IVA de la academia (paso 1 de Configuración → Factura electrónica) y con los datos de quien paga.
La letra según la condición de la academia
- Monotributo o Exento: siempre Factura C, sin IVA discriminado. Todo el importe es neto.
- Responsable Inscripto:
- Factura B a las familias, con el IVA incluido en el total. La factura impresa aclara el IVA contenido (Régimen de Transparencia Fiscal al Consumidor, Ley 27.743).
- Factura A a quien pague con un CUIT cargado en la lista CUITs de Responsables Inscriptos (Factura A) del paso 1. La factura discrimina el importe neto gravado y el IVA.
El IVA de las facturas A y B se calcula con la Alícuota de IVA del paso 1, dentro del total cobrado: el importe que paga la familia no cambia.
A nombre de quién sale la factura
La factura sale a nombre del responsable principal del alumno (el que está marcado como Responsable principal en la ficha del alumno), con el primer dato que encuentre:
- Su CUIT / CUIL, si tiene 11 números. Si además es un CUIT de la lista de Responsables Inscriptos, sale Factura A (solo si la academia es Responsable Inscripto).
- Si no tiene CUIT, su DNI.
- Si no tiene ninguno de los dos, sale a un consumidor final sin identificar.
Además figuran el nombre del alumno y la división. La factura guarda estos datos al emitirse: si después cambiás al responsable, las facturas ya emitidas no cambian.
Qué período factura
Cada factura se informa a ARCA como un servicio. Para una cuota mensual, el período es el mes completo de la cuota; para un cargo suelto (una inscripción, un viaje), el día de su vencimiento. La factura impresa muestra el Período facturado y el Vto. para el pago.
Preguntas frecuentes
Un padre me pide Factura A a nombre de su empresa, ¿cómo hago?
Tiene que ser una academia Responsable Inscripta. Cargá el CUIT de la empresa en el campo CUIT / CUIL del responsable principal, en la ficha del alumno, y agregá ese mismo CUIT en CUITs de Responsables Inscriptos (Factura A), en el paso 1 de la factura electrónica. Desde ese momento, los pagos de ese alumno salen con Factura A.
Soy monotributista, ¿puedo hacer Factura A o B?
No. Un monotributista emite siempre Factura C, sin IVA discriminado, y GIEF la elige sola.
¿Por qué la factura salió a consumidor final sin nombre?
Porque el responsable principal del alumno no tiene cargado ni CUIT / CUIL ni DNI. Completalos en la ficha del alumno para que las próximas facturas salgan a su nombre.
¿Puedo cambiar la letra de una factura ya emitida?
No directamente. Si una factura salió con datos equivocados, anulala con una nota de crédito y volvé a cobrar. Ver Anular una factura electrónica.