Cada factura electrónica se crea al registrar el cobro y enseguida GIEF le pide el CAE a ARCA. Casi siempre ARCA la autoriza en el momento, pero puede pasar que no responda o que la rechace. En ningún caso se pierde el cobro: queda registrado igual, y lo único que espera es la factura.
Los dos estados que esperan
- Pendiente de CAE: ARCA no respondió a tiempo, está caído o pidió volver a intentar. GIEF lo reintenta solo.
- Rechazada por ARCA: ARCA respondió que no la autoriza y dijo por qué. Esta no se reintenta sola, porque pedirla igual daría el mismo rechazo: hay que corregir lo que pide y reintentar.
En Cobros → Comprobantes, cada factura que espera muestra su estado y, debajo del concepto, el motivo (en ámbar si está pendiente, en rojo si fue rechazada). La barra Factura electrónica, arriba de la lista, dice cuántas están pendientes y cuántas rechazadas. También lo avisa la pestaña Configuración → Factura electrónica, con el enlace Ver y reintentar.
Reintentos automáticos
Cada 15 minutos GIEF vuelve a pedir el CAE de las facturas pendientes de todas las academias que tienen la factura electrónica activa. Una factura que se intentó hace menos de 10 minutos espera a la vuelta siguiente, para no saturar a ARCA cuando anda lento. No hace falta hacer nada: cuando ARCA vuelve, las facturas toman su número y su CAE.
Reintentar a mano
- Entrá a Cobros → Comprobantes.
- Para una sola factura, abrí el menú de su fila y tocá Reintentar CAE.
- Para todas juntas, tocá Reintentar todas en la barra Factura electrónica. Si filtraste por Estado en ARCA (pendientes o rechazadas), reintenta solo esas. Cada toque pide hasta 100 facturas.
El mensaje dice si ARCA ya la autorizó (con el número y el CAE), si la volvió a rechazar (con el motivo) o si sigue pendiente, en cuyo caso se reintenta sola.
Corregir una factura rechazada
- Leé el motivo del rechazo: lo dice la fila en Comprobantes y el comprobante impreso.
- Si el problema es de quien paga (un DNI o un CUIT mal cargado, por ejemplo), corregilo en la ficha del alumno, en los datos del responsable principal.
- Volvé a Comprobantes y tocá Reintentar CAE. Una factura rechazada toma los datos del responsable tal como están ahora, y con ellos la letra que corresponda.
Si la factura se emitió en un ambiente y ahora la academia factura en el otro (por ejemplo, se emitió en homologación y ahora estás en producción), ARCA no la puede autorizar: anulá el cobro y volvé a cobrarlo.
Preguntas frecuentes
¿Se perdió el cobro si la factura quedó pendiente?
No. El cobro, la cuota pagada y el movimiento de caja quedan registrados igual. Solo la factura espera su CAE.
Desactivé la factura electrónica y tengo facturas pendientes, ¿qué pasa con ellas?
Siguen pendientes. Mientras está desactivada no se reintentan, ni solas ni a mano: Reintentar CAE avisa que la factura electrónica no está activa. Cuando la volvés a activar, se piden de nuevo.
¿Puedo anular una factura que nunca tuvo CAE?
Sí. Como todavía no es una factura de ARCA, se anula con una nota de crédito interna de la academia y nunca más se le pide el CAE. Ver Anular una factura electrónica.
ARCA dice que el certificado ya tiene un acceso vigente que GIEF no conoce, ¿qué significa?
Pasa cuando el mismo certificado se usa en otro sistema de facturación. El acceso vence solo en unas horas; mientras tanto las facturas quedan pendientes y se reintentan. Para que no vuelva a pasar, usá en GIEF un certificado propio.