Cada cobro puede emitir un comprobante para la familia. Todos quedan en la pestaña Comprobantes de Cobros, desde donde se buscan, se ven, se imprimen y se anulan. Las familias ven los de sus hijos en el portal.
Tipos de comprobante
- Recibo: el comprobante interno de la academia, con numeración propia.
- Factura no fiscal: también interna; no es una factura de ARCA. Solo se ofrece si la academia no tiene la factura electrónica activa.
- Nota de crédito: la que anula un comprobante. Nunca se edita ni se borra un comprobante: se anula con su nota de crédito.
- Factura electrónica: la factura real, autorizada por ARCA con CAE. Se explica en Factura electrónica (ARCA).
Los comprobantes internos llevan el Punto de venta que configures y un número correlativo por tipo; no se informan a ARCA.
Ver e imprimir un comprobante
- Entrá a Cobros, pestaña Comprobantes.
- Buscá por número, alumno, responsable o concepto, o filtrá por tipo y por fechas (Desde y Hasta).
- En la fila, tocá Ver para abrirlo o Imprimir para abrir directamente la impresión.
También llegás al comprobante desde el número que aparece en la columna Comprobante de la lista de cuotas, desde la ficha del alumno, y desde el botón Imprimir comprobante que aparece justo después de cobrar. La página del comprobante se imprime desde el navegador; para tenerlo en PDF, elegí «Guardar como PDF» al imprimir.
La administración ve arriba cuántos comprobantes deja el filtro y cuánto suman, sin contar los anulados ni las notas de crédito.
Configurar los datos del comprobante
En Configuración → Cuotas y comprobantes se definen:
- Punto de venta de los comprobantes internos.
- Formato de impresión por defecto: A4 u hoja de Ticket 80mm, para impresoras térmicas.
- Razón social en el comprobante y CUIT: vacíos, se usan el nombre y el CUIT de Mi academia.
- Pie del comprobante: un texto que va al final de cada uno.
El comprobante también muestra el escudo, la dirección y el teléfono de la academia, el alumno, su división y el responsable.
Anular un comprobante
En la fila, elegí Emitir nota de crédito y confirmá. Si el comprobante es el del pago de una cuota, se anula también el cobro: la cuota vuelve a quedar pendiente y, si el pago pasó por la caja, se registra la salida en la caja abierta o en la próxima que se abra. Es lo mismo que Anular cobro desde la lista de cuotas (ver Anular un cobro).
Los comprobantes de pagos por MercadoPago no se anulan desde GIEF: la devolución se hace desde MercadoPago.
Preguntas frecuentes
¿El recibo sirve como factura?
No. El recibo y la factura no fiscal son comprobantes internos de la academia y no tienen validez fiscal. Para facturar ante ARCA hay que activar la factura electrónica.
¿La familia puede descargar su comprobante?
Sí. Desde el portal, la familia abre el comprobante de cada cuota pagada y lo puede imprimir o guardar en PDF. Ver Portal de familias.
¿Los pagos online tienen comprobante?
Sí, se emite solo cuando MercadoPago confirma el pago: la factura electrónica si la academia la tiene activa, si no, un recibo.
¿Quién puede anular comprobantes?
La administración y la coordinación. Los totales de la pestaña solo los ve la administración.