Cuando la academia tiene MercadoPago conectado y el alumno paga por MercadoPago desde el portal, la familia ve sus cuotas y cargos pendientes con un botón para pagar. Desde la oficina no hay que hacer nada: cuando MercadoPago aprueba el pago, la cuota queda pagada sola, con su comprobante. Cómo lo ve la familia está en Portal de familias.
Qué ve la oficina cuando una familia paga online
- La cuota pasa a Pagada con el medio MercadoPago (o Débito automático, si fue el débito).
- Se emite el comprobante solo: la factura electrónica si la academia la tiene activa, si no, un recibo. La familia lo ve en el portal.
- Se cobra el importe completo de ese momento, con el recargo por mora si lo tenía.
- No entra en la caja: la plata va directo a la cuenta de MercadoPago. En Caja se ven aparte los pagos online del día.
Para ver solo lo cobrado online, en Cobros → Del mes usá el filtro de medios: MercadoPago, Débito automático o Todos los pagos online.
Pagos que tardan en acreditarse
Si la familia paga en Rapipago o Pago Fácil, el pago puede tardar hasta 3 días hábiles. Mientras tanto, el portal le muestra el pago en acreditación y no le ofrece pagar de nuevo. Cuando MercadoPago lo aprueba, la cuota se marca pagada sola.
Si MercadoPago no avisa a tiempo, GIEF igual consulta cada 30 minutos los pagos de las cuotas con un pago online abierto y registra los aprobados. Un pago rechazado o cancelado deja la cuota pendiente y la familia puede volver a intentarlo.
Si intentás cobrar a mano una cuota con un pago online abierto o en acreditación, GIEF avisa que se podría cobrar dos veces.
Pagos online a revisar
A veces MercadoPago acredita un pago que no se puede poner solo en una cuota:
- La cuota ya estaba pagada: puede ser un pago doble (por ejemplo, la familia pagó online y también en efectivo).
- Débito automático sin cuota pendiente que pagar.
- Débito automático que no corresponde a ningún alumno.
Esos pagos aparecen en Cobros → Del mes con el aviso rojo «Hay N pagos online a revisar», y quienes cobran reciben la notificación «Pago online para revisar». Para resolverlos:
- Tocá Revisar en el aviso.
- Para cada pago, mirá el alumno, el motivo, el número de pago de MercadoPago, la fecha y el importe.
- Si es un pago doble, devolvé uno desde MercadoPago. Si corresponde a otra cuota, registrala a mano.
- Tocá Marcar como revisado.
Lo que no se hace desde GIEF
Un cobro por MercadoPago no se corrige ni se anula desde GIEF: la plata está en la cuenta de MercadoPago y la devolución se hace desde ahí. GIEF no registra las devoluciones: la cuota sigue figurando pagada.
Preguntas frecuentes
¿La familia puede pagar con tarjeta de crédito?
La familia paga en el checkout de MercadoPago con los medios que MercadoPago le ofrezca (tarjeta, débito, dinero en cuenta, efectivo en Rapipago o Pago Fácil).
¿Puede pagar online una cuota con transferencia informada?
No. Si la familia ya avisó que la pagó por transferencia, el portal no le deja pagarla online hasta que la academia la revise.
¿Se pueden pagar online los cargos sueltos?
Sí, cualquier cuota o cargo pendiente del alumno, mientras el alumno pague por MercadoPago desde el portal.
¿Qué pasa si el pago online supera el tope de facturación del mes?
Esa cuota sale con recibo en lugar de factura electrónica. Ver Tope de facturación mensual.