Archivar a un alumno no borra nada. Cuando una familia pide que se borren los datos de su hijo, o cuando cargaste a alguien por error, hay dos acciones definitivas, las dos desde los alumnos archivados: Anonimizar y Borrar definitivamente. Ninguna de las dos se puede deshacer.
Cuál usar
- Anonimizar es para cuando la familia pide que se borren sus datos. Borra todo lo que dice quién era el chico y conserva, sin su nombre, lo que la academia tiene que guardar: los cobros, los comprobantes y las facturas. Se puede usar siempre, aunque el alumno tenga cuotas cobradas. Solo lo hace la administración.
- Borrar definitivamente elimina al alumno y todos sus registros. No se puede usar si tiene cuotas cobradas (borrarlas dejaría movimientos de caja sin respaldo) ni si tiene el débito automático activo. Sirve sobre todo para alumnos cargados por error. Lo hacen la administración y la coordinación.
Anonimizar a un alumno
- Archivá al alumno, si todavía no lo está. Ver Dar de baja o archivar a un alumno.
- En Alumnos, tocá Archivados.
- En el menú de la fila, tocá Anonimizar.
- Leé lo que se borra y lo que se conserva. Si tiene cuotas sin cobrar, la ventana te avisa que después no vas a saber a quién reclamarlas.
- Escribí el nombre del alumno para confirmar y tocá Anonimizar.
El alumno queda en el archivo como «Alumno anonimizado #N», sin nada que diga quién era. No se puede restaurar.
Qué se borra y qué se conserva al anonimizar
Se borra para siempre: nombre, DNI, fecha de nacimiento, contacto, domicilio y observaciones del alumno; los tutores (nombre, DNI, CUIT, contacto y domicilio); las cuentas para entrar a GIEF que quedan sin uso (las del alumno y las de los responsables que no tienen otros hijos en la academia); la ficha médica, las lesiones y los tests físicos; las anotaciones del cuerpo técnico y los comentarios de las evaluaciones; las fotos, documentos y certificados, también del almacenamiento; los videos y el perfil para compartir; el consentimiento de imagen; los avisos de falta y los recordatorios enviados.
Se conserva, sin decir de quién es: las cuotas y los cobros; los comprobantes y facturas, con el nombre con que se emitieron; la asistencia; las notas de las evaluaciones, sin comentarios; las estadísticas, convocatorias y goles; y las autorizaciones firmadas, como constancia de lo que firmó la familia.
La auditoría guarda quién anonimizó y cuándo, sin los datos.
Borrar definitivamente a un alumno
- En Alumnos, tocá Archivados.
- En el menú de la fila, tocá Borrar definitivamente.
- La ventana muestra lo que se borra para siempre (tutores, ficha médica, evaluaciones, asistencia, cuotas, fotos y más) y lo que se conserva sin vínculo, como los comprobantes, que mantienen el nombre del alumno. Si hay algo que lo impide, lo dice y no deja seguir.
- Si hay diez registros o más en juego, escribí el nombre del alumno para confirmar.
- Tocá Borrar definitivamente.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo borrar definitivamente a un alumno?
Porque tiene cuotas cobradas o el débito automático activo. Las cuotas cobradas tienen que conservarse; en ese caso, si la familia pidió borrar sus datos, usá Anonimizar. Si es por el débito, el de un alumno archivado se cancela solo en la revisión diaria de los débitos, que corre cada madrugada; después vas a poder borrarlo.
Un hermano sigue en la academia. ¿Se borra la cuenta de la madre?
No. Si el responsable tiene otros hijos en la academia, su cuenta se conserva y sigue viendo a los demás en el portal. Solo se borran las cuentas que quedan sin uso.
¿Por qué no me aparece «Anonimizar»?
Solo la administración puede anonimizar, y solo a alumnos archivados que no estén ya anonimizados.