Revisar una importación de alumnos

Antes de cargar nada, la importación te muestra qué va a pasar con cada fila de la planilla. Todo lo que elegís en la revisión se guarda al instante, y la vista previa se recalcula con cada cambio.

Qué tiene cada columna

Cada columna aparece con su título, algunos valores de ejemplo y lo que GIEF entendió que contiene. Si se equivocó, elegí el dato correcto (en Alumno o Responsable) o dejala en No importar. Hace falta, como mínimo, el nombre y el apellido, en dos columnas o en una sola: «Apellido y nombre» o «Alumno» se leen con el apellido primero, y «Nombre y apellido», con el nombre primero.

Si el alumno ya está cargado

GIEF reconoce a un alumno que ya existe por el DNI, o por el nombre y la fecha de nacimiento. Elegí qué hacer:

• Saltearlo y dejarlo como está: la fila no cambia nada.
• Actualizarlo con los datos del archivo: completa o reemplaza lo que el archivo trae; lo que en la planilla está vacío no borra lo que ya tenías cargado.

Si el DNI coincide con un alumno archivado, se crea uno nuevo y la fila lo avisa: si es el mismo chico, conviene restaurarlo desde Archivados.

Divisiones

Cada alumno va a la división con el mismo nombre («Sub 11» encuentra «Sub-11»). Si la celda dice un año («2015», «Cat. 2015»), o si no hay columna de división, va a la división activa de ese año de nacimiento. Si hay más de una para ese año, queda sin división y la elegís en su ficha.

Si la división no existe, el alumno queda sin división, salvo que marques Crear las divisiones que falten (la ve quien puede crear divisiones): se crean con el nombre del archivo, o «Categoría 2015» si solo dice el año.

Hermanos y responsables

Las filas cuyos responsables tienen el mismo DNI, email o teléfono se toman como una familia: cada hermano queda con su responsable, completo con lo que diga cualquiera de las filas, y con una sola cuenta del portal. La vista previa lo muestra como «Hermanos: comparte el responsable con la fila…». También se reconoce a un responsable ya cargado para otro alumno. Un responsable sin nombre no se carga.

Portal de familias

Invitar a las familias envía el email del portal a cada responsable y a cada alumno con email propio; sin marcarlo, se cargan los emails y no sale nada. Un email que no puede ser una cuenta de esta academia se deja afuera con un aviso, y si el del alumno es igual al del responsable, queda solo en el responsable.

Saldo anterior

Si la planilla tiene una columna de deuda o saldo, cada monto se carga como un cargo pendiente llamado Saldo anterior, con vencimiento el día de la importación y una nota que dice de qué archivo y fila salió. Cada fila con deuda lo muestra en la vista previa, y después de importar aparece en Cobros como cualquier cargo. No se carga si la fila se saltea, si el alumno ya tiene un «Saldo anterior» pendiente, si el saldo es a favor del alumno (un número negativo) o si tu usuario no puede cargar cobros.

Leer la vista previa

Cada fila dice Se crea, Se actualiza, Se saltea o No se carga. Filtrá con Todas, Con errores, Con avisos y Ya cargados.

• Un error deja la fila afuera: falta el nombre o el apellido, la fecha de nacimiento no se entiende o es de hoy o del futuro, o el mismo alumno aparece dos veces en el archivo.
• Un aviso es algo que GIEF resolvió solo y la fila se carga igual: solo figura el año de nacimiento, una fecha venía como mes/día, una cuota o un número de camiseta que no se entienden y se dejan afuera, o una edad mayor a 25 años para revisar.