Cuando un alumno deja de venir hay dos caminos. Pasarlo a Inactivo lo deja en el padrón con todo a la vista; archivarlo lo saca de los listados. En ningún caso se borra nada: el historial de asistencia, evaluaciones y cobros se conserva y vuelve completo si lo restaurás.
Pasarlo a Inactivo
Desde la ficha, tocá Editar, cambiá Estado a Inactivo, elegí por qué deja de venir y tocá Guardar cambios. Sigue en Alumnos (filtrando por estado) y ya no recibe la cuota del mes, no aparece en la asistencia ni recibe comunicados. Ver Editar los datos de un alumno.
Archivar a un alumno
- Entrá a Alumnos y abrí el menú de la fila del alumno.
- Tocá Archivar.
- Si el alumno estaba activo, contá ¿Por qué deja de venir…?: elegí el motivo (Económico, Horarios, Se fue a otro club, Lesión, Mudanza, Perdió el interés u Otro), y si querés la fecha Desde y una Nota con lo que contó la familia.
- Si no es una baja de verdad, marcá No es una baja: lo cargué por error o está duplicado. En ese caso no se pide motivo y no cuenta en las bajas del mes.
- Tocá Archivar.
La baja queda en el seguimiento del alumno y suma a las bajas del mes en Retención. Un alumno que ya estaba Inactivo se archiva sin preguntar el motivo, porque su baja ya se registró al ponerlo inactivo.
Qué pasa al archivar
- Sale de los listados de alumnos, asistencia y cuotas. Sus cuotas impagas dejan de aparecer en Cobros.
- Si la familia tenía el débito automático de la cuota, se cancela solo.
- Su familia deja de verlo en el portal; la cuenta del responsable no se borra.
- Nada se borra: el alumno queda en Archivados con todo su historial.
Restaurar a un alumno archivado
- En Alumnos, tocá Archivados.
- Abrí el menú de la fila y tocá Restaurar.
Vuelve con todo su historial y en el mismo estado que tenía. Si se había archivado estando activo, su baja se da por cerrada, y su familia lo vuelve a ver en el portal con la misma cuenta.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede archivar o restaurar alumnos?
La administración y la coordinación. El profesor no puede archivar alumnos.
¿Cómo borro a un alumno para siempre?
Desde Archivados, con Borrar definitivamente (si no tiene cuotas cobradas) o con Anonimizar, que borra sus datos personales y conserva los cobros. Ver Borrar los datos de un alumno a pedido de la familia.
Importé un alumno con el mismo DNI que uno archivado. ¿Qué pasó?
La importación crea un alumno nuevo y avisa que había uno archivado con ese DNI. Si era el mismo chico, lo mejor es restaurar al archivado y archivar el duplicado marcando No es una baja.
¿Archivar al alumno anula sus cuotas pendientes?
No las anula: dejan de aparecer en Cobros mientras el alumno esté archivado y vuelven si lo restaurás.