Cada alumno puede tener uno o varios responsables: la madre, el padre, un abuelo o quien se ocupe de él. Con su email entran al portal de familias, y con su teléfono reciben los recordatorios de cuota.
Agregar un responsable
- Abrí la ficha del alumno, pestaña Ficha.
- En la tarjeta Responsables, tocá Agregar.
- Completá Nombre y apellido (obligatorio), Vínculo (Madre, Padre, Tutor/a, Abuelo/a u Otro), Teléfono, Email, DNI, CUIT / CUIL y Domicilio. Si querés, subí una foto.
- Marcá Responsable principal si corresponde.
- Tocá Guardar.
Si cargaste un email, el responsable recibe la invitación al portal en ese momento y el mensaje de confirmación te lo dice.
El responsable principal
Puede haber un solo responsable principal por alumno; al marcar a otro, el anterior deja de serlo. El principal es el que figura en la columna Responsable del listado y en la exportación, y su nombre y su CUIT / CUIL son los que salen en los comprobantes y en la factura electrónica. El responsable que se carga junto con el alumno queda como principal.
Editar o quitar un responsable
En la tarjeta Responsables, el lápiz abre Editar a… con los mismos datos. El tacho (Eliminar responsable) lo quita, después de confirmar: deja de ver a este alumno en el portal. Si entra al portal por otros hijos, los sigue viendo.
Al editar el email:
- Si cargás un email nuevo o lo cambiás, le llega una invitación al portal.
- Si borrás el email, se queda sin acceso al portal.
- Si la cuenta del responsable era solo de este alumno, la cuenta pasa al email nuevo: la contraseña anterior y el ingreso con Google o Facebook dejan de valer, y tiene que crear su contraseña con la invitación.
Hermanos en la academia
Una madre con dos hijos en la academia se carga como responsable en la ficha de cada uno, con el mismo email. GIEF lo reconoce: tiene una sola cuenta y desde el portal ve a los dos chicos. Al cargarla en el segundo hermano no se envía otro email, y el mensaje te avisa que ya entraba al portal por el otro hijo. En Tutores, cada fila lo muestra como «También de… · misma cuenta».
Si el responsable ya tiene cuenta en otra academia que usa GIEF, entra con la misma cuenta: recibe un email que le avisa que ahora también entra a tu academia.
Preguntas frecuentes
¿Por qué me dice que el email ya es la cuenta de un alumno?
Porque cada alumno con email propio tiene su cuenta, y un responsable no puede compartirla. Cargá otro email para el responsable, o dejalo vacío y lo invitás cuando tengas otro.
¿Para qué sirve el CUIT / CUIL del responsable?
Se imprime en los comprobantes y se usa en la factura electrónica, cuando la academia la emite. Va el del responsable principal.
Un alumno no tiene responsable. ¿Qué pasa?
No se le pueden enviar recordatorios de cuota y nadie de su familia entra al portal. En Avisos aparece «alumnos sin responsable», que abre el listado de Alumnos filtrado por Sin responsable para completarlos.