La ficha de inscripción es lo que la academia necesita de cada alumno y que antes se pedía en papel. La familia la completa desde el portal y vos ves, en la ficha del alumno, qué parte ya está y qué falta.
No hace falta activarla: todo responsable con cuenta en el portal ve el pedido mientras a su hijo le falte algo. Para eso, la familia tiene que tener acceso al portal (ver Invitar a las familias al portal).
Qué completa la familia desde el portal
La ficha tiene cuatro partes, y cada una se guarda por separado:
- Datos del alumno: DNI, posición y pierna hábil (obligatorios), fecha de nacimiento y domicilio. Debajo, Tus datos, los del responsable que la completa: nombre y apellido y teléfono (obligatorios), vínculo y DNI. Y Otro contacto, opcional: otra persona a la que la academia puede llamar, con nombre, vínculo y teléfono.
- Ficha médica: grupo sanguíneo, obra social o prepaga, N° de afiliado, alergias, medicación y condiciones de salud, y el contacto y el teléfono de emergencia (obligatorios). La familia no ve ni cambia las notas de la ficha médica.
- Apto físico: la foto o el PDF del certificado, con su fecha y su vencimiento.
- Términos y condiciones: solo si la academia los publicó y los pide. Ver Publicar los términos y condiciones de la academia.
La completa la cuenta de un responsable (tutor), y solo para sus propios hijos. La cuenta del jugador no la ve.
Ver qué le falta a cada alumno
- Abrí la ficha del alumno desde Alumnos.
- En la pestaña Ficha, bajá hasta la tarjeta Ficha de inscripción.
Cada parte aparece con una tilde verde si está y con un círculo si falta:
- Datos del alumno: DNI, posición, pierna hábil y un teléfono del tutor.
- Ficha médica: con contacto de emergencia.
- Apto físico: vigente. Un apto por vencer cuenta como vigente; uno vencido o que falta, no.
- Términos y condiciones: «aceptados por» el nombre del responsable y la fecha, o «la familia los acepta desde el portal» si todavía no los aceptó. Esta línea solo aparece mientras la academia pide los términos.
Cuando no falta nada, la tarjeta dice Completa. La ven administración, coordinación y el profesor, este último en los alumnos de sus divisiones.
Qué pasa con lo que carga la familia
Lo que la familia guarda entra directo en la ficha del alumno, sin que nadie lo tenga que aprobar: los datos en Datos personales, su teléfono y el otro contacto en Responsables, y la salud y el apto en Ficha médica. El otro contacto queda como un responsable más, sin acceso al portal. Si el alumno ya tenía un responsable sin cuenta, la familia lo ve en Otro contacto y lo actualiza en lugar de sumar uno nuevo.
GIEF no te avisa cuando una familia completa la ficha: lo ves en la tarjeta. Si algo quedó mal, lo corregís como siempre desde Editar, Responsables o la pestaña Ficha médica.
Preguntas frecuentes
¿Por qué un alumno figura con la ficha completa si la familia nunca entró al portal?
La tarjeta mira los datos que tiene el alumno, los haya cargado quien sea. Si la academia ya había cargado el DNI, la posición, la pierna hábil, el teléfono de un responsable, el contacto de emergencia y un apto vigente, esas partes figuran como completas. Los términos y condiciones, en cambio, solo los puede aceptar la familia desde el portal.
¿Le llega un aviso a la familia para que complete la ficha?
No se manda ningún correo ni mensaje. El pedido aparece en la pantalla principal del portal, con lo que falta, cada vez que la familia entra, hasta que la ficha está completa.
¿La familia puede cambiar datos que cargó la academia?
Sí. Los campos le aparecen con lo que ya estaba cargado y, si los cambia y guarda, quedan los suyos. No puede tocar las notas de la ficha médica, y las fechas del apto solo cambian si sube un certificado nuevo.