Cada jugador de la academia tiene su ficha. La cargás una vez, con lo mínimo indispensable, y la completás cuando quieras. Si tenés a todos tus alumnos en una planilla, conviene importarlos desde Excel en lugar de cargarlos de a uno.
Paso a paso
- Entrá a Alumnos y tocá Nuevo alumno.
- En Datos del alumno, subí la foto si la tenés (Subir foto, JPG, PNG o WebP de hasta 5 MB) y completá Nombre y Apellido, que son los únicos datos obligatorios.
- Elegí la División. Si todavía no sabés, dejala en Sin asignar.
- Completá Fecha de nacimiento, DNI, Estado (empieza en Activo) y Fecha de alta (empieza con la fecha de hoy).
- En Responsable y acceso al portal, cargá a la madre, el padre o quien se ocupe del alumno: Nombre y apellido, Vínculo, Teléfono, Email, DNI, CUIT / CUIL y Domicilio.
- Si hace falta, abrí las secciones de abajo: Contacto del alumno, Datos deportivos, Cuota y forma de pago y Notas.
- Tocá Crear alumno. Se abre la ficha del alumno nuevo.
Los datos del responsable
El responsable que cargás acá queda como Principal: su nombre y su CUIT / CUIL salen en los comprobantes. Su teléfono se usa para los recordatorios de cuota por WhatsApp y su email le da acceso al portal de familias. Si dejás el bloque vacío, el alumno se crea sin responsable y lo agregás después desde la ficha.
Antes de guardar, el formulario te dice qué invitaciones van a salir. Con el email del responsable, al guardar le llega un correo para entrar al portal de familias. Si cargás también un email del alumno, él recibe otra invitación para su propio usuario.
Cuota y forma de pago
Si no tocás esta sección, el alumno paga la cuota de su división (o, si la división no tiene, la de la academia) y paga como la academia lo tenga configurado.
- Cuota mensual: completala solo si este alumno paga un monto distinto. Para un descuento, en lugar de cambiar la cuota, asignale una beca desde la pestaña Cobros de la ficha.
- Forma de pago: MercadoPago desde el portal o En la academia. Con En la academia, la familia no ve el botón de pagar en el portal.
Contacto, datos deportivos y notas
- Contacto del alumno: teléfono, domicilio y un email propio, que es opcional. Sirve para los alumnos que tienen su propio usuario, por ejemplo para marcar el presente con el QR. El portal de la familia va por el email del responsable.
- Datos deportivos: Dorsal, Posición (Arquero, Defensor, Mediocampista o Delantero) y Pierna hábil (Derecha, Izquierda o Ambas).
- Notas: lo que el cuerpo técnico o la administración tengan que saber. Para el seguimiento con fecha y autor, usá las anotaciones del cuerpo técnico.
Qué pasa después
Al crear el alumno, GIEF arma también su ficha médica vacía, para completar después. Si cargaste emails, sale la invitación por correo y el mensaje de confirmación te dice a quién se envió. Si el responsable ya tenía cuenta por un hermano, no se envía otro email: entra con la misma cuenta y ve a los dos chicos.
Preguntas frecuentes
¿El responsable y el alumno pueden tener el mismo email?
No. Cada uno entra con su propia cuenta, así que el responsable necesita un email distinto al del alumno. En la mayoría de los casos alcanza con el email del responsable y el del alumno se deja vacío.
¿Puede cargar alumnos el profesor?
No. Cargar, importar y archivar alumnos es tarea de la administración y la coordinación. El profesor puede editar la ficha de los alumnos de sus divisiones.
Me dice que el email no se puede usar. ¿Qué hago?
Ese email ya es de otra cuenta que no puede quedar vinculada a este alumno, por ejemplo la de un alumno o la de alguien del equipo. Cargá otro email, como el del otro responsable, o dejalo vacío: el alumno se guarda igual y lo invitás cuando tengas otro.