Publicar los términos y condiciones de la academia

Los términos y condiciones son el reglamento de tu academia, escrito con tus palabras: la cuota, el apto físico, la conducta, el uso de imagen o lo que necesites. Al activarlos, el portal le pide a cada familia que los acepte para cada hijo, como una parte más de la ficha de inscripción, y GIEF registra quién los aceptó, cuándo y desde dónde.

Los publican administración y coordinación desde Configuración (ver Configuración de la academia). El profesor no los puede cambiar, pero ve en la ficha de los alumnos de sus divisiones si la familia ya los aceptó.

Publicar los términos por primera vez

1. Entrá a Configuración y abrí la pestaña Términos y condiciones.
2. En Título, dejá «Términos y condiciones» o poné el nombre que usa tu academia, por ejemplo «Reglamento». Es lo que la familia ve antes de leerlos.
3. En Texto, revisá el modelo que trae GIEF: seis puntos (inscripción, cuota, apto físico, salud, conducta e imagen) con lugares entre corchetes para completar, como los días de pago. Completalos, cambiá lo que necesites y borrá la última línea, que es una indicación para vos.
4. Tildá Pedir a las familias que los acepten.
5. Tocá Publicar.

Ves «Términos publicados: cada familia los acepta para cada alumno desde el portal.» No se manda ningún correo ni mensaje: el pedido aparece en la pantalla principal del portal de cada responsable hasta que los acepta.

Consejo: las familias leen el texto tal cual, con sus párrafos, sin negritas ni títulos. Separá cada punto con una línea en blanco.

Ver quién aceptó los términos

• En la pestaña Términos y condiciones: «Versión del …, publicada por …» y cuántos alumnos activos la tienen aceptada, por ejemplo «42 de 60 alumnos activos la tienen aceptada».
• En la ficha de cada alumno, tarjeta Ficha de inscripción: «aceptados por» el nombre del responsable y la fecha, o «la familia los acepta desde el portal» si todavía falta.

Se aceptan una vez por alumno y por versión, solo desde la cuenta de un responsable (no la del jugador): con que uno los acepte, ese alumno queda listo, y una familia con dos hijos los acepta dos veces. GIEF también guarda desde dónde se aceptaron (la dirección IP y el navegador), aunque la pantalla muestra solo quién y cuándo. No hay un listado de las familias que faltan: la pestaña te dice cuántas son, y la ficha de cada alumno, si la suya ya los aceptó.

Publicar una versión nueva de los términos

Si cambiás el Título o el Texto, aparece el aviso «Cambiaste el texto: al guardar se publica una versión nueva y todas las familias tienen que aceptarla de nuevo…» y el botón pasa a decir Publicar. Al publicar:

• El contador de aceptaciones vuelve a cero y todas las familias tienen que aceptar la versión nueva: en el portal, la ficha de cada hijo vuelve a figurar pendiente.
• Las aceptaciones anteriores se guardan con el texto que cada familia leyó. La pestaña muestra solo la versión vigente.
• Si una familia estaba leyendo la versión anterior y toca Aceptar, el portal le pide que lea la nueva.

Cualquier cambio en el texto, aunque sea una coma, publica una versión nueva. Si solo cambiás la casilla, el botón dice Guardar y no se publica nada.

Dejar de pedir los términos

Destildá Pedir a las familias que los acepten y tocá Guardar. Los términos desaparecen de la ficha de inscripción en el portal y de la tarjeta de cada alumno. El texto y las aceptaciones quedan guardados: si los volvés a activar sin cambiar el texto, las aceptaciones que ya había siguen valiendo.

Importante: si cambiás el texto mientras están desactivados, igual se publica una versión nueva, y al activarlos todas las familias la tienen que aceptar.