GIEF le recuerda a cada familia lo que debe, sin que nadie tenga que escribir uno por uno. Elegís qué días del mes se avisa y qué dice cada aviso; ese día, cada alumno activo con cuotas o cargos vencidos recibe un solo mensaje con todo lo que debe, dirigido a su tutor.
Configurar los días y los textos
- Entrá a Configuración, pestaña Recordatorios.
- Marcá Enviar recordatorios automáticamente.
- Tocá Agregar aviso por cada día del mes en que querés avisar (hasta 10 avisos, del día 1 al 28, sin repetir días).
- En cada aviso, escribí el Texto del mensaje o dejalo vacío para usar el texto por defecto. Los botones de abajo insertan datos que se completan solos:
{tutor},{tutor_nombre},{alumno},{alumno_nombre},{division},{cuotas},{cantidad},{total},{vencimiento},{dias}y{academia}. La Vista previa muestra cómo queda con datos de ejemplo. - Tocá Guardar.
Sin ningún aviso cargado no sale ningún recordatorio automático.
Qué sale solo y cuándo
Todos los días a las 10 de la mañana (hora de Argentina), GIEF revisa si hoy es uno de tus días de aviso. Si lo es, a cada alumno activo con algo vencido le envía:
- Un correo al tutor principal (o al primero con correo válido), con el texto de ese día.
- Una notificación en la cuenta del portal de la familia y, si la activaron, en el celular.
- Un WhatsApp, solo si la academia conectó su propio WhatsApp Business y eligió enviar por ahí los recordatorios de cuota (ver WhatsApp). Ese WhatsApp lleva el texto aprobado por Meta, no el de tu configuración.
Cada familia recibe cada aviso una sola vez por mes. Lo que la familia avisó que pagó por transferencia no se recuerda mientras la academia lo revisa. Si una familia desactivó los recordatorios en sus preferencias, no se le escribe por ese canal.
Enviar recordatorios a mano
En Cobros → Vencidos:
- Enviar N recordatorios (arriba) manda ya el correo del aviso de hoy a todos los que les toca y todavía no lo recibieron este mes.
- En la fila de un alumno, Correo le manda el correo con el texto del último aviso.
- WhatsApp abre tu WhatsApp (celular o WhatsApp Web) con el mensaje escrito para que lo envíes vos; queda registrado como «Abierto en WhatsApp». Si la academia tiene su WhatsApp conectado, podés elegir Desde el WhatsApp de la academia o Abrir en mi WhatsApp.
Enviar a mano funciona aunque el envío automático esté apagado.
Ver qué llegó y corregir lo que falló
La pestaña Historial de Cobros → Vencidos muestra los últimos 50 intentos, automáticos y manuales, con su resultado:
- Correo en camino: el correo salió. Si la dirección no existe, el rebote no llega a GIEF.
- WhatsApp en camino, WhatsApp entregado o WhatsApp leído: enviado desde el número de la academia.
- Abierto en WhatsApp: se abrió el chat en el celular de quien lo envió.
- Lo desactivó: la familia eligió no recibirlo por ese canal.
- Omitido: falta un dato. Dice qué falta («Falta cargar el responsable», «Falta el correo del responsable») con un enlace para corregirlo en la ficha.
- No se pudo enviar: falló el envío; el detalle está en el ícono de información.
Filtrá por Con problemas (fallidos u omitidos) para ver solo lo que hay que arreglar. Cuando hay recordatorios sin entregar en los últimos 30 días, Avisos muestra «N recordatorios no llegaron».
Preguntas frecuentes
¿Le llega un mensaje por cada cuota que debe?
No. Cada aviso es un solo mensaje por alumno con todo lo vencido junto: «agosto y septiembre de 2026 y Matrícula 2026», con el total.
Apagué el envío automático, ¿se puede seguir avisando?
Sí. Desde Cobros → Vencidos podés enviar los recordatorios a mano, de a uno o todos los del día.
¿El recordatorio incluye el recargo por mora?
Sí. El total del mensaje es lo que la familia debe hoy, con los recargos incluidos.
¿Por qué un alumno con deuda no recibió el aviso?
Puede estar inactivo, no tener tutor o correo cargado, haber recibido ya ese aviso este mes, o tener una transferencia informada en revisión. El Historial muestra el motivo de cada intento.